Automat w coworkingu – kawa i przekąski dla wielu firm pod jednym dachem

W coworkingu pracują różne firmy i freelancerzy. Automat obsługuje wszystkich bez wspólnego rozliczania.

W coworkingu przy jednym stole siedzi programistka z dwuosobowego startupu, obok księgowy z biura rachunkowego, a dalej trzech handlowców, którzy pojawiają się tylko we wtorki. Każde z nich ma inne godziny, inne nawyki i inne pomysły na to, co powinno być w kuchni. Zarządca coworkingu musi zadowolić wszystkich naraz, a przy okazji nie zamienić się w sklepikarza. Automat z kawą i przekąskami bywa tu rozsądnym rozwiązaniem. Ten tekst pokazuje, kiedy automat w coworkingu ma sens, gdzie go ustawić, jak dobrać ofertę dla tak różnych ludzi, jak wygląda płatność i rozliczenia oraz o czym pamiętać w umowie z operatorem. Nie obiecujemy, że automat zwiększy obłożenie biurek. Pomoże za to rozwiązać kilka codziennych problemów.

Czym coworking różni się od zwykłego biura

W zwykłym biurze jest jedna firma, jeden budżet i jedna osoba, która decyduje o kuchni. W coworkingu jest wiele firm, freelancerów i gości, którzy przychodzą na godzinę albo na miesiąc. Część osób ma stałe biurko, część korzysta z hot desków, a część wpada tylko na spotkanie. Obłożenie zmienia się w ciągu dnia i tygodnia, a ludzie pracują w różnych godzinach. Do tego dochodzą wydarzenia, warsztaty i spotkania społeczności. To wszystko sprawia, że rozwiązania, które działają w biurze jednej firmy, w coworkingu trzeba dopasować. Automat może być jednym z nich, bo działa niezależnie od tego, kto akurat jest na miejscu.

Kawa w cenie czy płatna

Wiele coworkingów oferuje kawę i herbatę w ramach członkostwa. To wygodne i ludzie to lubią, ale ma swoje koszty: ktoś musi kupować kawę, pilnować ekspresu i sprzątać. Automat może tę rolę przejąć albo ją uzupełnić. Częstym modelem jest podstawowa kawa w cenie, z ekspresu w kuchni, i automat z przekąskami, napojami i kawą specjalną, za którą każdy płaci sam. Inne coworkingi wybierają automat, w którym członkowie płacą za każdy napój, a w zamian niższa jest cena biurka. Wybór zależy od modelu biznesowego coworkingu, a nie od samego automatu.

Gdzie postawić automat

Miejsce ma duże znaczenie. Automat powinien być łatwo dostępny dla wszystkich członków, ale nie przeszkadzać osobom, które pracują w ciszy. Dobrym wyborem jest kuchnia, strefa wspólna albo okolice recepcji, gdzie ludzie i tak się zatrzymują. Złym wyborem jest miejsce tuż przy strefie cichej pracy, bo dźwięk sprężarki i rozmowy przy automacie mogą przeszkadzać. Jeśli coworking ma kilka pięter, warto pomyśleć, czy jeden automat wystarczy, czy lepiej dwa mniejsze. Trzeba też sprawdzić warunki techniczne: gniazdo z uziemieniem, zasięg sieci, równą podłogę i odległość od źródeł ciepła.

Dostęp o różnych porach

Coworkingi często działają dłużej niż zwykłe biura, a niektóre są dostępne całą dobę dla członków z odpowiednim pakietem. Wieczorem i w weekendy recepcja bywa zamknięta, a kuchnia pusta. Automat to wtedy jedyny sposób, żeby kupić coś do picia lub jedzenia bez wychodzenia z budynku. Warto sprawdzić, czy miejsce ustawienia automatu jest dostępne w godzinach, w których członkowie mogą przebywać w coworkingu. Jeśli automat stoi w strefie zamykanej razem z recepcją, osoby pracujące wieczorem nie będą mogły z niego skorzystać, a to właśnie one mogą go najbardziej potrzebować.

Dobór oferty dla różnych ludzi

W coworkingu spotykają się bardzo różne osoby. Ktoś pije tylko espresso, ktoś herbatę, ktoś szuka zdrowej przekąski, a ktoś batonika na popołudniowy spadek energii. Oferta powinna to uwzględniać. Dobrze, gdy w automacie są napoje, w tym woda, kilka rodzajów przekąsek słonych i słodkich oraz coś lżejszego. Jeśli automat ma chłodzenie, można rozważyć kanapki albo sałatki, ale tylko wtedy, gdy rotacja jest wystarczająca, żeby nic się nie przeterminowało. Najlepiej zacząć od podstawowej oferty i po kilku tygodniach dopasować ją na podstawie danych sprzedaży i sugestii członków.

Płatności

W coworkingu większość osób płaci kartą albo telefonem. Automat bez płatności bezgotówkowych będzie tu mało przydatny. Warto sprawdzić, czy automat przyjmuje karty i płatności mobilne i czy ma stabilne połączenie z siecią. Niektóre coworkingi rozważają rozliczanie zakupów z automatu na koncie członka, na przykład przez kartę dostępu albo aplikację. To, czy takie rozwiązanie jest możliwe, zależy od systemu operatora i coworkingu. Warto zapytać o to na początku rozmów, ale nie zakładać, że będzie dostępne. Prosta płatność kartą zwykle w zupełności wystarcza.

Faktury i rozliczenia dla firm

Członkowie coworkingu to często firmy, które potrzebują faktur za zakupy. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fakturę dla firmy można wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). W automacie nie zawsze da się podać NIP przed zakupem, dlatego warto zapytać operatora, jak to rozwiązuje. Jeśli kawa i przekąski są wliczone w członkostwo, rozliczenie odbywa się między coworkingiem a członkiem w ramach umowy. Jeśli coworking płaci operatorowi za napoje dla członków, to sprawa umowy między nimi. Te kwestie warto omówić z księgową coworkingu i z operatorem przed uruchomieniem automatu. Szczegóły podatkowe i księgowe rozstrzyga księgowa albo doradca podatkowy, a nie ten tekst.

Wydarzenia i spotkania

Coworkingi organizują wydarzenia: spotkania społeczności, warsztaty, prezentacje, wieczory networkingowe. W takie dni w budynku jest więcej osób, a przerwy są krótkie i intensywne. Automat może pomóc, ale nie zastąpi cateringu przy dużych wydarzeniach. Warto uprzedzić operatora o planowanych wydarzeniach, żeby automat był pełny w odpowiednim momencie. Przy mniejszych spotkaniach automat z kawą może odciążyć kuchnię i ekspres. Dobrze też pamiętać, że goście wydarzeń mogą nie znać zasad coworkingu, więc prosta informacja o płatnościach przy automacie się przyda.

Kto zajmuje się automatem

Jedną z zalet automatu jest to, że obsługę przejmuje operator. Uzupełnianie, czyszczenie, naprawy i rozliczenia gotówki należą do niego. Zarządca coworkingu nie musi kupować produktów, pilnować terminów ani myć pojemników na fusy. Musi jednak zapewnić miejsce, prąd, dostęp dla serwisanta i kontakt w razie problemów. Dobrze, gdy po stronie coworkingu jest jedna osoba kontaktowa, która zbiera zgłoszenia członków i przekazuje je operatorowi. Członkowie mogą też zgłaszać problemy bezpośrednio, przez kontakt widoczny na automacie, co odciąża recepcję.

Wizyty serwisanta w coworkingu

Serwisant w coworkingu powinien zachowywać się jak w biurze, a może nawet ostrożniej. Ludzie pracują, rozmawiają przez telefon, prowadzą spotkania z klientami. Wózek z kartonami w strefie wspólnej w środku dnia nie robi dobrego wrażenia. Dlatego warto ustalić z operatorem godziny wizyt, na przykład wcześnie rano, przed przyjściem większości członków. Serwisant powinien wiedzieć, jak wejść do budynku, gdzie zostawić wózek i jak dotrzeć do automatu, nie przechodząc przez salę cichej pracy. Te drobiazgi wpływają na to, jak członkowie odbierają cały coworking.

Wizerunek coworkingu

Coworking sprzedaje nie tylko biurka, ale też atmosferę. Automat jest częścią tej atmosfery. Czysty, pełny, dobrze oświetlony automat z ciekawą ofertą pasuje do nowoczesnej przestrzeni. Zaniedbany automat z pustymi spiralami i kartką „nie działa” psuje wrażenie, nawet jeśli reszta przestrzeni jest świetna. Warto zadbać o to, żeby automat pasował do wnętrza, był regularnie czyszczony i uzupełniany. Niektórzy operatorzy oferują różne wersje obudowy albo możliwość dopasowania wyglądu. Warto o to zapytać, jeśli coworking dba o spójny wygląd przestrzeni.

Umowa z operatorem

Przed podpisaniem umowy warto ustalić kilka rzeczy. Kto zapewnia automat i kto jest jego właścicielem? Kto ponosi koszty prądu? Jak często operator będzie uzupełniał automat i jak szybko reaguje na usterki? Czy coworking otrzymuje jakąś część przychodu ze sprzedaży, czy płaci za usługę, czy żadna ze stron nie płaci drugiej? Jak długo trwa umowa i jak ją zakończyć, jeśli coworking się przeprowadzi albo zmieni model? Odpowiedzi powinny być w umowie, a nie tylko w rozmowie. W sprawach prawnych i podatkowych decyduje prawnik albo księgowa coworkingu.

Opinie członków

Członkowie coworkingu chętnie mówią, czego im brakuje, jeśli ktoś ich zapyta. Krótka ankieta albo tablica z sugestiami przy automacie może dostarczyć cennych informacji. Ktoś poprosi o mleko roślinne, ktoś o więcej wody, ktoś o przekąski bez glutenu. Nie wszystkie prośby da się spełnić, ale warto je zbierać i przekazywać operatorowi. Dobrze też informować członków o zmianach w ofercie. Krótka wiadomość w kanale społeczności, że w automacie pojawiło się coś nowego na ich prośbę, pokazuje, że coworking słucha. W miejscu, które żyje ze społeczności, to ma znaczenie.

Porządek wokół automatu

W coworkingu nikt nie czuje się gospodarzem kuchni, więc porządek wokół automatu łatwo się rozmywa. Puste butelki na parapecie, opakowania na blacie, rozlana kawa na podłodze. Pomaga kosz z segregacją ustawiony obok automatu, ale tak, żeby nie zasłaniał panelu płatności. Dobrze też ustalić z firmą sprzątającą, że okolice automatu są częścią codziennego sprzątania strefy wspólnej. Jeśli coś się rozleje wewnątrz automatu albo na jego froncie, warto zgłosić to operatorowi. W przestrzeni, którą członkowie pokazują swoim klientom, czysty kąt z automatem to drobiazg, który zauważa więcej osób, niż się wydaje.

Typowe błędy

Kilka błędów powtarza się w coworkingach. Automat stoi w strefie cichej pracy i przeszkadza. Jest dostępny tylko w godzinach pracy recepcji, choć członkowie pracują wieczorem. Przyjmuje tylko gotówkę, a nikt w coworkingu jej nie nosi. Oferta jest dobrana na wyczucie, bez sprawdzenia, czego chcą członkowie. Serwisant przyjeżdża w środku dnia i blokuje strefę wspólną. Nikt nie wie, do kogo zgłosić problem. Każdy z tych błędów łatwo naprawić, ale lepiej uniknąć ich od początku, uwzględniając specyfikę coworkingu przy planowaniu.

Przykład: coworking na dwóch piętrach

Coworking zajmuje dwa piętra w biurowcu. Na dole jest recepcja, kuchnia i sale spotkań, na górze strefa cichej pracy i biura zamknięte. Członkowie skarżą się, że po osiemnastej, gdy recepcja jest zamknięta, nie ma gdzie kupić niczego do picia. Zarządca ustawia automat z napojami i przekąskami w kuchni na dole, dostępnej dla członków całą dobę. Wybiera automat z płatnością kartą i telefonem. Po kilku tygodniach operator dodaje więcej wody i lekkich przekąsek, o które prosili członkowie. Wieczorni użytkownicy przestają wychodzić do sklepu, a recepcja nie musi już pilnować zapasów w lodówce.

Co sprawdzić przed decyzją

Krótka lista:

• Czy kawa ma być w cenie członkostwa, płatna, czy jedno i drugie?
• Gdzie automat będzie dostępny dla wszystkich i nie będzie przeszkadzał?
• Czy miejsce jest dostępne w godzinach, gdy członkowie pracują?
• Czy automat przyjmuje karty i płatności mobilne?
• Kto po stronie coworkingu jest osobą kontaktową?
• O której godzinie serwisant może przyjeżdżać?
• Co mówi umowa o kosztach, przychodach i zakończeniu współpracy?

Odpowiedzi na te pytania pomogą zdecydować, czy automat pasuje do Twojego coworkingu i w jakiej formie.

Obsługa firm

O tym, jak może wyglądać obsługa biur i przestrzeni dla wielu firm, piszemy też w tekście o obsłudze firm i korporacji (serwis wydawcy).

FAQ

Czy automat może zastąpić darmową kawę w coworkingu? Może, ale częściej ją uzupełnia. Wiele coworkingów zostawia podstawową kawę w cenie, a automat oferuje przekąski i napoje dodatkowe.

Czy automat w coworkingu musi przyjmować karty? W praktyce tak, bo większość członków płaci kartą albo telefonem.

Kto uzupełnia automat w coworkingu? Zwykle operator, według ustalonego planu wizyt.

Czy członkowie mogą dostać fakturę za zakupy z automatu? Tylko wtedy, gdy paragon z automatu zawiera NIP firmy – tak wynika z przepisów o VAT. Zapytaj operatora, czy jego system to umożliwia, a szczegóły ustal z księgową.

Tekst ma charakter ogólny i informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przepisy i interpretacje się zmieniają – przed decyzją skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.